“以往從洽談簽約到律所出函律師代理,起碼需要2至3天時間;如遇疫情阻隔,時間更無法估計。運用電子簽約后,從洽談完畢到簽約出函,可在1小時內(nèi)完成。”盈科律師事務(wù)所風(fēng)控部總監(jiān)劉彥斌在接受律新社調(diào)研時表示,盈科通過在lawwit案件系統(tǒng)中加入電子簽章系統(tǒng),實現(xiàn)了委托合同、委托書、律師函、投標書、法律意見書等文件的電子簽章,業(yè)務(wù)效率得到“飛躍式”提升。
全球疫情深度改變著人們的交互模式和商業(yè)行為,商務(wù)洽談、合同簽署、資金交易均通過數(shù)字化形式進行。數(shù)字化轉(zhuǎn)型在各大型企業(yè)中廣泛覆蓋、深度滲透,法律服務(wù)客戶的思維和消費模式也在悄然變化,行業(yè)數(shù)字化建設(shè)正在全面提速。
電子簽章是律所數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施之一。9月15日,e簽寶聯(lián)合律新社,基于對律師業(yè)數(shù)字化建設(shè)中電子簽章應(yīng)用情況的深度調(diào)研,聯(lián)合發(fā)布《律師行業(yè)電子簽章應(yīng)用白皮書》,對律師業(yè)數(shù)字簽章的政策背景、應(yīng)用場景、解決方案、典型案例及發(fā)展前景進行了全面梳理和闡述,供律師從業(yè)者參考借鑒。
疫情之下,電子簽章成為突破業(yè)務(wù)困局的必選項
2022年,全國多地進入疫情防控常態(tài)化,絕大多數(shù)律師都遭遇了前所未有的執(zhí)業(yè)困境。受疫情影響,公章滯留在律所無法使用,律師也無法與委托人見面完成委托合同簽字。即使許多法院已支持線上開庭,訴訟業(yè)務(wù)也無奈陷入長時間的停滯。
而在數(shù)字化建設(shè)方面布局較早的家理律師事務(wù)所,在疫情防控期間,依然完成了多單客戶委托。北京家理律師事務(wù)所合伙人姜春梅律師說,家理早已配備電子簽章系統(tǒng),充分發(fā)揮線上簽署“零接觸,零跑腿”的優(yōu)勢,幫助家理維持了業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)。疫情期間,電子簽章成為律師突破時空限制的執(zhí)業(yè)利器。
早在2004年8月,為優(yōu)化營商環(huán)境,推進“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”建設(shè),全國人大常務(wù)委員會通過了《中華人民共和國電子簽名法》,確立了電子簽章的法律效力。2022年,國務(wù)院發(fā)布《“十四五”數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃》,更加彰顯了全社會泛行業(yè)層面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢。
數(shù)據(jù)來源:智聯(lián)招聘
以華夏銀行為例,自2018年起,華夏銀行引入e簽寶,全行推行電子簽章系統(tǒng),現(xiàn)已在信用卡中心、華夏銀行總行辦公室、全國分行完成了3000枚印章的電子化改造。電子簽章也順利應(yīng)用于全行的各個業(yè)務(wù)場景,實現(xiàn)了柜面無紙化,極大地提升了業(yè)務(wù)效率;既優(yōu)化了客戶服務(wù)體驗,也節(jié)約了各類紙質(zhì)文件的打印、郵寄等成本。
對比金融、制造等其他行業(yè),律師業(yè)目前的數(shù)字化進程整體相對滯后。據(jù)某法律科技公司的社會調(diào)查分析,目前有85%左右的律所尚未開始數(shù)字化,只有約15%的律所建立了OA(辦公自動化)系統(tǒng),有的還建立了ERP系統(tǒng)和SaaS平臺,但仍停留在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的初始階段。
法律服務(wù)供需雙方的數(shù)字鴻溝仍在拉大,律所亟需奮起直追,做好與企業(yè)客戶相匹配的數(shù)字化建設(shè)。
傳統(tǒng)律所思維及業(yè)務(wù)模式亟待數(shù)字升級
律所的數(shù)字化建設(shè)依然受到多種客觀因素的制約。
一是律所規(guī)模和經(jīng)費制約。中國律所依然以中小所為主,組織形式較為松散、公共經(jīng)費偏低等,都成為律所無法集中進行數(shù)字化建設(shè)的首要阻礙。在大量提成制中小律所數(shù)字化建設(shè)、數(shù)字簽章技術(shù)應(yīng)用的動力和經(jīng)費不足。
二是傳統(tǒng)思維的制約。法律服務(wù)行業(yè)是嚴謹?shù)男袠I(yè),在傳統(tǒng)思維之下,“白紙黑字”“鐵證如山”顯得至關(guān)重要,律師在執(zhí)業(yè)過程中更愿意選擇紙質(zhì)材料呈現(xiàn),案頭的材料往往堆積如山。在傳統(tǒng)的運營思維里,律所對電子材料的可靠性、穩(wěn)定性、合法性存在一定的顧慮;在對便捷性和嚴謹性的抉擇中,管理者和律師也往往傾向于放棄效率,保持嚴謹性。
事實上,除了受疫情影響無法當(dāng)面簽章的困境外,傳統(tǒng)律所運營和律師日常執(zhí)業(yè)還長期存在著以下痛點:
1.文件簽章效率低下:執(zhí)業(yè)律師在外出辦案過程中,經(jīng)常需要往返律所進行蓋章;或因委托人身處異地等情況,紙質(zhì)材料存在異地蓋章難、簽署周期過長、來回郵寄材料成本高等問題。另外,法律文件在遞送過程中存在泄露、丟失的風(fēng)險,線下發(fā)送律師函也存在被拒簽、留痕效果差的困擾。
2.假冒代簽的安全風(fēng)險:在傳統(tǒng)的線下開具文書的模式下,虛開律師函、偽造律師印章的問題時有發(fā)生,為律所帶來了安全隱患。文件的簽發(fā)、簽收對身份信息的確認要求較高,也給律所業(yè)務(wù)開展帶來了一定的難度和風(fēng)險。
3.檔案管理成本高、利用率低:由于法律服務(wù)行業(yè)的文件材料及卷宗繁多,律所紙質(zhì)檔案保存成本高,檔案管理和調(diào)閱難度大;大量的紙質(zhì)文件作為律所知識管理數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的功能也很難被激活。
4.分支機構(gòu)印章管理風(fēng)險難以監(jiān)控:隨著律所的規(guī)?；l(fā)展,許多律所不斷在全國開設(shè)分支機構(gòu)。對于全國各分所印章管理的風(fēng)險控制,也成為律所風(fēng)險控制中的一大難題。
數(shù)字化簽章系統(tǒng)及其配套的簽署人身份核驗、數(shù)字化場景存證、數(shù)字化檔案系統(tǒng)等,能較好地緩解上述律師執(zhí)業(yè)和律所管理的痛點,很好地提升律師和客戶的體驗,防控律所管理風(fēng)險。
電子簽章助力律所構(gòu)建數(shù)字化基礎(chǔ)能力
近年來,各地法院已普遍應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)開庭、互聯(lián)網(wǎng)法院等系統(tǒng)。2021年6月17日,最高人民法院發(fā)布了《人民法院在線訴訟規(guī)則》,細化了電子在線訴訟的具體要求。各地紛紛建立了網(wǎng)上電子訴訟平臺,為律師網(wǎng)上執(zhí)業(yè)創(chuàng)造了平臺和條件。
在電子在線訴訟技術(shù)的全面打通和政策鼓勵之下,行業(yè)的數(shù)字化建設(shè)正在提速。律所數(shù)字化建設(shè)水平已經(jīng)成為當(dāng)下律所比拼競爭力、品牌力的關(guān)鍵之一,受到了各大律所管理層的高度重視。
盈科律師事務(wù)所創(chuàng)始合伙人、主任、全球董事會主任梅向榮在參加律新社“卓越品牌之道”對話時曾提到:“數(shù)智化時代已經(jīng)全面來臨,如果不跨入這個時代,就會被這個時代拋棄。我認為,未來所有的律師事務(wù)所都將是數(shù)智化的。數(shù)智化帶來的效率提升和過去已經(jīng)完全不可同日而語。”得益于持續(xù)多年對數(shù)智化體系建設(shè)的投入,盈科律所的運轉(zhuǎn)受疫情影響較小。疫情期間,盈科的辦公與服務(wù),客戶的簽約、付費與溝通全部可以在線上完成。
實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的律所,將在多個方面獲得巨大的收益:管理與決策更高效;律師辦公與交付更加靈活高效;實體辦公場所的必要性降低,對應(yīng)律所租金成本的降低,打破人才供應(yīng)的地域限制;律師執(zhí)業(yè)成本的降低……無論是律所管理流程、律師服務(wù)流程,還是立案庭審流程,電子簽章都正在成為連接這些流程并為流程提效的有力工具和重要環(huán)節(jié)。
公有云存證為法律服務(wù)再賦能
通過電子簽章可以實現(xiàn)文件的快速簽署,通過簡化簽署流程,讓律師把更多精力放在客戶的案子上,提升律所的辦事效率和競爭力。除了助力律師執(zhí)業(yè)效率的提升,電子簽章系統(tǒng)還能為律所提供存證、出證為一體的第三方電子數(shù)據(jù)保全服務(wù)。
e簽寶高級解決方案專家王善平解釋了電子簽章系統(tǒng)的存證功能:“e簽寶自主研發(fā)的本地化部署電子簽章系統(tǒng),擁有商用密碼產(chǎn)品生產(chǎn)定點單位證書、商用密碼產(chǎn)品銷售許可證、商用密碼產(chǎn)品型號證書、公安部銷售許可證、公安部等保三級證書、ISO27001認證證書。
電子簽章系統(tǒng)還可結(jié)合e簽寶公有云場景存證服務(wù),為律所提供存證、出證為一體的第三方電子數(shù)據(jù)保全服務(wù);可同步到最高法司法區(qū)塊鏈,供各級法院及公證處在線提取證據(jù);從可信身份、可信來源、可信傳輸、可信存儲四大方面全面保證電子數(shù)據(jù)的真實、完整,保證取證的質(zhì)量、鑒定證明力。”
結(jié)語
當(dāng)前,數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)從部分頭部律所的“可選項”,逐步發(fā)展為整個律師行業(yè)的“必選項”。以電子簽名領(lǐng)域頭部企業(yè)e簽寶為例,e簽寶已服務(wù)100余家世界五百強企業(yè)、200余家中國五百強企業(yè),在律所行業(yè)服務(wù)客戶近100家。
作為律所數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施之一,電子簽章是律師突破空間限制的“隱形的翅膀”,也是律所治理風(fēng)控的“堅韌的鎧甲”。
未來已來,追趕律所數(shù)字化建設(shè)的快車,行動就在當(dāng)下。
